Tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE 24.5.2018
Rekisterinpitäjä: Säätiöiden post doc -pooli / Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry (1952675-8)
Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa: Säätiöiden post doc -poolin koordinaattori Mikko-Olavi Seppälä, info@postdocpooli.fi, p. 0400-868006
Rekistereiden nimet: Apurahanhakijarekisteri, Yhteystietorekisteri
Rekistereiden käyttötarkoitukset
Apurahanhakijarekisteri: Säätiöiden post doc poolille osoitettujen apurahahakemusten rekisteri apurahojen hakemista, apurahapäätösten tekemistä, tilastointia ja tutkimusta varten.
Yhteystietorekisteri: Poolin toiminnasta ja apurahamahdollisuuksista tiedottaminen, yhteydenpito sidosryhmien kanssa.
Tietojen käsittelyn oikeusperuste em. rekistereissä on oikeutettu etu. Henkilötietoja käsitellään poolin toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.
Rekistereiden tietosisältö
Apurahanhakijarekisteri sisältää hakijan perustiedot (kuten nimi ja yhteystiedot), haettavan apurahan määrä sekä tiedot muusta saadusta tai haetusta rahoituksesta samaan tarkoitukseen. Lisäksi mahdolliset lausunnonantajan erikseen toimittamat lausunnot ja hakijan lähettämät apurahahakemuksen liitteet, kuten työsuunnitelmat, lausunnot, kutsukirjeet sekä ansioluettelot. Hakemuksen eri osista kerrotaan poolin verkkosivuilla www.postdocpooli.fi Hakuohje-välilehdellä.
Yhteystietorekisteri sisältää henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen.
Säännönmukaiset tietolähteet
Apurahanhakijarekisterin tiedot saadaan hakijalta. Lisäksi saadaan luottamuksellisia lausuntoja lausunnonantajilta hakijan pyynnöstä.
Yhteystietorekisterin sisältämien poolin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Apurahanhakijarekisteri
Apurahahakemuksia käsittelevät Säätiöiden post doc -poolin apurahaprosessiin osallistuvan henkilöstön ja luottamushenkilöiden lisäksi ulkopuoliset apurahahakemusten asiantuntija-arvioijat. Arvioijien pääsy on rajattu hakemusten arvioinnin ajanjaksolle. Kunkin apurahansaajan hakemus luovutetaan poolin tarkoituksen mukaisesti pooliin kuuluvalle, varsinaisen apurahan myöntävälle säätiölle hakemuksen käsittelyä ja arkistointia sekä yhteydenottoa varten. Apurahanhakijoiden tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa toiselle säätiölle tai rahoittajataholle päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.
Yhteystietorekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekistereiden suojauksen periaatteet
Apurahanhakijarekisteriin pääsy on vain nimetyillä henkilöillä, ja pääsyyn vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana. Rekisteri sijaitsee ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpitämillä palvelimilla. Palveluntarjoaja vastaa laitteiden suojauksesta.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
Yhteystietorekisteriin pääsy on nimetyillä henkilöillä, ja se vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Tietojen säilytysaika
Apurahanhakijarekisterin tiedot säilytetään toistaiseksi, kuitenkin vähintään 10 vuotta. Pysyvästi säilytetään hallituksen kokousmateriaalien liitteinä hakijan nimi, apurahan tarkoitus ja myönnetty summa.
Yhteystietorekisterin tiedot säilytetään toistaiseksi, kunnes niitä ei tarvita esimerkiksi henkilön vaihtaessa työpaikkaa tai muuten siirtyessä ammatillisesti tehtäviin, jotka eivät ole säätiön toiminnalle läheisiä. Säätiöiden post doc -pooli huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Apurahanhakija voi tarkistaa itseään koskevat tiedot kirjautumalla apurahojen verkkopalveluun. Rekisteröity voi myös osoittaa tarkastuspyynnön poolin rekisteriyhteyshenkilölle. Apurahanhakijalla ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa lausunnonantajien suoraan lähettämien lausuntojen sisällöstä eikä hakemuksia arvioivien asiantuntijoiden arviointimuistiinpanoista. Tietojen luottamuksellisuudella suojataan lausunnonantajan ja hakemusten arvioijan yksityisyyttä ja varmistetaan lausunnon ja arviointimuistiinpanojen arvo rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan virheelliset tiedot. Tiedonkorjauspyyntö tehdään poolin rekisteriyhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai ilmoitetaan mahdollisesta määräajan pidentämisestä ja viivästymisen syystä.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.